[Pangalan ng contact]
[Pamagat]
[Organisasyon]
[Address]
[Lungsod, Estado, Zip Code]
[Petsa]
Mahal na G./Ms./Dr./Mrs. Unang pangalan Apelyido,
Sumulat ako para humiling ng appointment sa iyo sa [petsa] sa [oras] sa [lugar]. Ako ay miyembro ng Human Right Champions [HMC] sa [iyong bayan o lungsod] at gusto kong talakayin ang iyong mga responsibilidad Senador ng [lungsod] at ang paraan na maaari kang mag-ambag sa pagtatanggol para sa karapatang pantao sa [estado]. [Pangalan at titulo ng trabaho] ay dadalo din sa pulong. Maaari kang sumama sa iba pang miyembro ng Senado, mga kaibigan, o mga kinatawan sa pulong.
Napagtanto ko na ikaw ay isang abalang tao at nais kong kumpirmahin mo na dadalo ka sa pulong sa pagitan ng [oras] at [oras]. Para sa karagdagang impormasyon makipag-ugnayan sa akin sa [phone number] o email sa [email address]. Tatawagan ko ang linya ng iyong opisina bago ang [petsa] para kumpirmahin ang mga detalye ng pulong.
Salamat sa pagsasaalang-alang sa aking kahilingan na makipagkita at umaasa akong makarinig mula sa iyo.
Taos-puso,
[Pangalan]
[Pamagat]